公司各部门：
为了规范公司会议程序、提高会议质量、保证公司会议管理工作规范、高效、有序，现将公司会议管理要求通知如下：
一、 本次通知所指的会议包括周例会、月例会、季度例会、年度总结会、专题会议、部门日常管理例会、接待会议和培训会议等。
二、 各部门组织开展会议要求按类别、内容不同进行归集整理。
1、 会议要求包括但不限于会议通知、签到表、现场照片、会议纪要等。
2、 会议纪要的内容包括但不限于会议时间、会议地点、组织者、主持者、会议内容等。
三、 公司各部门会议原则上要求每周发起一次，业务培训每月至少一次，谁发起谁管理。
四、 会后形成的会议纸质及电子文件等统一交回行政信息部。
特此通知！
行政信息部
2018.01.05
附件： 会议管理制度
为严明会议纪律，维持会场秩序，保证会议的质量和效果，特将会议纪律及相关事宜规范如下：
1、 原则
1）任何会议必须由相关领导指定会议组织部门，由会议组织部门负责通知参会人员并做好与此次会议相关的一切事项安排。
2）小会服从大会，局部服从整体、临时会议服从例行会议，部门会议服从公司会议。
3）强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。
2、适用范围
1）适用于公司所有会议；
2）适用于公司全体员工。
3、 会议纪律
1）会议组织者根据会议要求，拟定会议通知，并提前张贴或发送。出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并作出相应安排；
2）会议召集人员应提前10分钟入场，参会人员提前5分钟到达会场进行签到。会议开始时，组织人收回签到表。会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员。
3）会议开始前必须由本人签到，因特殊情况确实无法参会的人员，应提前向上级领导报批，不得无故旷会；
4）进入会场前，与会人员应带相关资料、笔记本并保持精神饱满；会议期间要求集中精力、认真听取发言，不得交头接耳开小会；
5）会议期间坐姿端正，不随意走动，不允许打瞌睡，做与会议无关的事情；严禁吸烟；
6）手机关机或设置静音状态，不接打电话，不玩手机或上网。如必须接听电话，到会议室外接听；
7）发言人员会前要做充分准备，要做到发言思路清晰、条理清楚、重点突出、表述明白。要本着发现问题、解决问题、杜绝问题的再度发生为目的原则；
8）会议期间保持会议室卫生清洁，会后立即将会议室整理干净。
4、会议保密工作：
1）会议内容未经批准，不得向会外人员传达或透露。尤其是关于公司重大会议决议、营销计划、企业发展规划、财务管理等方面的决议，与会人员更要做好保密工作；
2）会议文件资料的印发要由专人管理，发送文件资料要有登记和签收手续，需收回的文件应及时收回；
3）会议结束后，会议工作人员要对会场进行全面检查，检查有无遗失文件、资料和笔记本等。
5、会议记录
由会议组织者安排人员进行会议记录，会议记录需经过相关领导审批后，下发存档（会议涉及保密内容，不得公布）；